Versionswechsel im Abrechnungsprogramm – Verkürzung der Übergangsregelung

Änderungen in den Meldeverfahren ziehen ebenso auch Veränderungen in den Entgeltabrechnungsprogrammen nach sich. Diese stehen dann meist zum Jahreswechsel an, so dass die neue Version ab dem 01.01. eines Jahres zum Einsatz kommen sollte.

Der Einsatz der aktuellsten Version ist für die Datengrundlage bei den Sozialversicherungsträgern besonders wichtig, denn somit ist sichergestellt, dass alle zu meldenden Sachverhalte abgebildet und die Meldungen in der aktuell gültigen Form abgegeben werden.
Doch nicht immer gelingt es, die aktuellste Version zum Jahresbeginn einsetzen zu können. Aus diesem Grunde gibt es einen Kompromiss, der den Arbeitgebern gestattet, die bisherige Version für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten weiterhin einzusetzen, so dass für den Versionswechsel ausreichend Zeit zur Verfügung steht.
Allerdings wird seitens der Sozialversicherungsträger dabei in Kauf genommen, dass in diesem Übergangszeitraum möglicherweise nicht alle aktuellen Daten übermittelt werden und somit nicht zur Verfügung stehen. Außerdem werden auch in dem Übergangszeitraum die Rückantworten der Krankenkassen nur in der aktuellsten Version übermittelt, so dass Arbeitgeber, die noch die "alte" Version im Einsatz haben, diese nicht oder nur schwerlich verarbeiten können.

Bisweilen zeichnet sich ab, dass diese Übergangszeit von drei Monaten nicht voll umfänglich erforderlich erscheint, sondern überwiegend im ersten Monat nach dem Versionswechsel genutzt wird. Deshalb wird in den entsprechenden Gremien darüber nachgedacht, die Regelung zukünftig von drei Monaten auf einen Monat zu verkürzen.