Arbeiten 4.0 - Homeoffice als Arbeitsplatzmodell der Zukunft?

Steht die deutsche Bürowelt vor einem großen Umbruch? Das Arbeiten im Homeoffice ist in aller Munde und wird derzeit vielerorts in den Unternehmen genutzt. Doch ist es das Arbeitsplatzmodell, das auch über die Pandemiezeit hinaus bestehen bleiben wird? Ist es zukunftsfähig und hat das traditionelle Bürokonzept ausgedient? Wir möchten Ihnen diese und andere Fragen beantworten und klären, was es mit dem Homeoffice-Hype auf sich hat und wie es gelingen kann, eine neue Arbeitskultur zu etablieren.

Beginnen möchten wir mit der Frage, wie Homeoffice-Arbeit eigentlich definiert wird. Ist es ein eigenständiges Arbeitsplatzmodell oder doch ein Teil eines größeren Ganzen? Klar ist, dass die Art und Weise, wie wir arbeiten und zukünftig arbeiten möchten, sich gerade in dieser pandemiebedingt schweren Zeit verändert. Individuelle Bedürfnisse und die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sollen und wollen mehr berücksichtigt werden – und das vor dem Hintergrund der Unternehmensziele. Große Schlagwörter sind in diesem Zusammenhang: "Digital Workplace" oder "New Work". Sie umschreiben die Arbeitswelt von morgen und übermorgen - jedoch noch nicht die Unternehmenskonzepte von heute. Die Kultur des Misstrauens gegenüber den Angestellten ist in den meisten Führungsköpfen noch vorherrschend – ohne Kontrolle und strenge Reglementierungen scheint es nicht zu gehen. Dies sollte vielmehr aufgebrochen und neu gedacht werden, um schlussendlich die Produktivität, Kreativität und Motivation zu erhöhen. Denn unter dem Strich muss es sich für das Unternehmen lohnen, in neue Arbeitswelten zu investieren.

Bisher arbeitet nur eine geringe Anzahl der Deutschen im Homeoffice. Immerhin 39 Prozent der Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern diese Option. Dieses vertrauensbasierte Arbeitsplatzmodell wird häufig in Kombination mit Teil- und/oder Gleitzeit genutzt. Zudem werden die Homeoffice-Zeiten mit Präsenztagen im Büro ergänzt. Die Vorteile dieses mobilen Arbeitens liegen auf der Hand:

  • freie Einteilung der Arbeitszeit
  • konzentrierteres Arbeiten, da Ablenkungen durch Kollegen wegfallen
  • Wegfall von eventuell langen Pendler-Zeiten - Vermeiden von Arbeitsausfällen, z.B. Handwerker im Haus oder das Kind ist krank
  • gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Um produktiv in den eigenen vier Wänden arbeiten zu können, sind ein paar Voraussetzungen unumgänglich. Wichtig sind in erster Linie: Zuverlässigkeit, Transparenz, Selbstorganisation, Selbstdisziplin, strukturierte Tagespläne und klare Regeln zur täglichen Erreichbarkeit. Auch der Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen per Telefon, Telefonkonferenzen, Videomeetings oder E-Mail sollte aktiv aufrecht gehalten werden. Denn sonst droht das Gefühl der Vereinsamung. Auch die Gefahr des "always on" darf nicht unterschätzt werden. Die damit deutlich längeren Arbeitszeiten erlauben dann im Umkehrschluss viel geringere Erholungszeiten. Denkt man das Modell des Homeoffice etwas weiter, und zwar in Richtung komplett virtueller Teams, spricht man von "Remote Work". Hier gibt es keinerlei Präsenzzeiten in den Unternehmensräumen. Insbesondere für international zusammengesetzte Teams bietet sich dieses zeit- und ortsunabhängige Konzept an. Ein großer Vorteil für das Unternehmen ist die so eröffnete Chance, weltweit die besten Mitarbeiter für das Team zu finden – ganz im Sinne des Global Networking.

Ist das Homeoffice für das gelegentliche (mobile) Arbeiten an einem anderen Platz als den Büroraum beim Arbeitgeber (ortsunabhängig) gedacht, so definiert der Gesetzgeber den Teleheimarbeitsplatz hingegen als einen ständigen und fest installierten Arbeitsbereich in der häuslichen Umgebung des Mitarbeiters – inkl. der hierfür benötigten technischen Ausstattung, des entsprechenden Mobiliars und den sonstigen Arbeits-, Informations- und Kommunikationsmitteln. Hier gelten in Abgrenzung zum Homeoffice laut §2 Abs. 7 ArbStättV strengere Regeln zur ergonomischen Gestaltung und es bedarf darüber hinaus einer speziellen arbeitsvertraglichen Vereinbarung. Die Teleheimarbeit wird ausschließlich von zu Hause aus ausgeübt. Sie ist somit eine gesonderte und striktere Ausgestaltung des Homeoffice.

Für diejenigen, die sich für neue und noch ungewöhnliche Arbeitsplatzmodelle interessieren und bei denen andere Konzepte denkbar sind (sprich, bei denen z.B. die unmittelbare Präsenz nicht essentiell ist) sind die im Folgenden genannten Modelle vielleicht der Weg zum Arbeiten 4.0:

  • Job Sharing inkl. Desk Sharing
  • 4-Tage-Woche
  • an Ergebnissen orientierte Vertrauensarbeitszeit
  • Sabbatical
  • Unbegrenzter Urlaub

Für den einen oder anderen klingen diese Modelle vielleicht unmöglich oder gar abenteuerlich, aber ein genauerer Blick lohnt sich vielleicht. Bei allen steht der erweiterte Freiraum für den Mitarbeiter im Vordergrund. Dies führt zu mehr Zufriedenheit, Ausgeglichenheit, Gesundheit und zu einer besseren Work-Life-Balance. Denn sicher ist eins: Ist der Mitarbeiter gesund und mit seiner Arbeit glücklich, kommt es am Ende des Tages dem Unternehmen zugute.

Arbeiten von Zuhause klingt zunächst auch nach einer erfüllteren Mittagspause. Statt der Kantine haben Sie die eigene Küche vor Ort und somit jede Menge Möglichkeiten, sich frische und gesunde Kost zuzubereiten. Die Realität ist dann jedoch meist noch ernüchternder, als im Büro: Statt Ihre feste Pausenzeit einzuhalten, schnappen Sie sich nur schnell etwas auf die Hand oder knabbern während der Arbeit am PC den Süßigkeitenschrank leer. Eine gesunde Esskultur ist dies jedoch nicht!

Nehmen Sie sich also die Zeit und setzen Sie sich auch im Homeoffice an den Ess- oder Küchentisch. Sollte die Zubereitung frischer Speisen aus Termingründen nicht möglich sein, kochen Sie diese bereits am Abend vor. Ihnen fehlt das kollegiale Miteinander? Verabreden Sie sich mit anderen Mitarbeitern, die ebenfalls in Heimarbeit tätig sind, zur Videotelefonie. Gemeinsam schmeckt es auch auf diese Art besser.

Im Verhältnis zu einem ergonomischen Büroarbeitsplatz sind die Einstellungen des Mobiliars im Homeoffice in der Regel weitaus eingeschränkter. Mit ein paar wenigen Tipps, können Sie jedoch das bestmögliche aus Ihrem mobilen Arbeitsplatz zu Hause herausholen. Eine Faustregel sollten Sie in jedem Falle beachten: je geringer Sie die im Folgenden genannten Rahmenbedingungen einstellen können, umso angepasster sollten Ihre Pausenzeiten (auch Bewegungspausen) sein!

  • Stuhlhöhe: Ausrichtung der Sitzhöhe ≥ 90° im Kniegelenk
  • Rückenlehne: Rückneige der Lehne durch geringen Kraftaufwand im Rücken
  • Armlehnen: Ablage der Unterarme (vollständig) auf Armlehnen bei entspannten Schultern
  • Tischhöhe: auf Höhe der Armlehnen (sitzend auf Stuhl)
  • Arbeitsfläche: ausreichende Beinfreiheit sowie Arbeitsfläche im Platzangebot
  • Monitor: Abstand zum Monitor sollten 60 - 80 cm entsprechen mit frontaler Stellung; Höhe des Monitors ist so einzustellen, dass der Kopf sich nicht nach unten neigt; Lichtquelle über dem Monitor

Neben der richtigen Ernährung und der optimierten ergonomischen Einrichtung des Homeoffice-Arbeitsplatzes haben wir Ihnen zum Schluss noch ein paar Tipps und Empfehlungen zusammengefasst, mit denen Sie Ihre Arbeit in den eigenen vier Wänden zum Erfolg machen.

  1. Achten Sie auf Ihre Psychohygiene, indem Sie Ihre gewohnten täglichen Abläufe beibehalten. Feste Aufsteh- und Frühstückszeiten sowie Arbeitskleidung dienen Ihnen im Homeoffice dazu, den Arbeitscharakter zu verstärken und sich mental sowie emotional auf Ihre Aufgaben vorzubereiten. Auch in die Heimarbeit sollten zwingend Punkte aus dem täglichen Büroalltag mit einfließen. Das können z.B. "Kaffeepausen" mit Kollegen/-innen sein, die über Telefonie oder Chat organisiert werden können, um dadurch den Isolationscharakter zu reduzieren.
  2. Je nach Anwendungsgrad unserer Ergonomietipps sollte sich Ihre Pausengestaltung auf gesundheitsfördernde Maßnahmen beziehen. Reduzieren Sie die körperlichen Belastungen am Arbeitsplatz immer wieder mit kurzen Bewegungspausen. Diese sollten sich im speziellen auf die Hals-Nacken-Strukturen, Rumpf und auf die Beine beziehen. Pausen sind bewusste und geplante Zeiträume, in denen Sie sich nicht mit Arbeitsprozessen und Arbeitsabläufen beschäftigen sollten.
  3. Vermeiden Sie Ablenkungen und Störungen, in dem Sie z.B. Ihre Erreichbarkeit und Arbeitszeiten fest definieren, um eine klare Abtrennung zwischen privater und beruflicher Atmosphäre zu erzielen. Legen Sie zudem Ihr privates Telefon möglichst außer Reichweite und reduzieren Sie andere Geräuschkulissen im Raum durch Medien (Radio, Fernseher).