Unbedenklichkeitsbescheinigungen
Elektronischer Datenaustausch
Anpassungen zum 1. Juli 2026
Seit 2024 gilt für Unbedenklichkeitsbescheinigungen ein obligatorisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren. Das heißt, es wurde ein Regelungsrahmen geschaffen, nach dem die Arbeitgeber sie elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm (Zusatzmodul) oder einer Ausfüllhilfe anzufordern haben. Die Einzugsstellen übermitteln die Bescheinigungen im Gegenzug ebenfalls in elektronischer Form. Das Nähere zum Verfahren bestimmt der GKV-Spitzenverband bundeseinheitlich in Grundsätzen, die mit Wirkung vom 1. Juli 2026 an angepasst wurden.
Beim Ausstellen differenzieren die Einzugsstellen danach, ob eine qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung, d.h. Beiträge und Umlagen sind in den letzten sechs Monaten rechtzeitig nachgewiesen und gezahlt worden und es bestehen aktuell keine Beitragsrückstände, oder eine einfache in Betracht kommt. Die Rückmeldung enthält die Bescheinigung als Anhang im PDF-Format. Bei Anforderung kann ein Kennzeichen gesetzt werden, sodass sie zusätzlich in englischer Sprache ausgestellt wird.
Die Arbeitgeber können auswählen, ob die Unbedenklichkeitsbescheinigung einmalig oder im Abonnement ausgestellt werden soll. Bei Wahl des Abonnentenmodells wird die Bescheinigung ohne erneuten Antrag in einem bestimmten Turnus ausgestellt. Dabei stehen die Optionen monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich zur Auswahl.
Die Laufzeit des Abos ist in zeitlicher Hinsicht grundsätzlich nicht begrenzt. Der Arbeitgeber kann es jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Im Falle des Widerrufs wird das Abonnement zukunftsbezogen beendet. Sofern zu einem späteren Zeitpunkt erneut die Ausstellung gewünscht wird, ist ein neuer elektronischer Antrag zu stellen.
Die Unbedenklichkeitsbescheinigung hat grundsätzlich der Arbeitgeber selbst elektronisch bei der zuständigen Einzugsstelle zu beantragen. Der Antrag kann zulässigerweise aber auch durch Bevollmächtigte (i. S. § 73 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 Sozialgerichtsgesetz), wie z. B. Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Wirtschaftsprüfer, oder einen für diese Zwecke bevollmächtigten sonstigen Dienstleister gestellt werden.
Bevollmächtigte i. S. § 73 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 SGG haben ihre Vollmacht in der Regel nicht nachzuweisen. Sonstige Dienstleister haben ihre Bevollmächtigung stets, bei einer Bevollmächtigung auf Widerruf bei der ersten Antragstellung nachzuweisen. Nur wenn eine Vollmacht nachzuweisen ist, sind auch die ergänzenden Angaben zum Dienstleister (Name, Anschrift und Kontaktdaten) in den entsprechenden Datenfeldern anzugeben.
Sofern Arbeitgeber mit mehreren Beschäftigungsbetrieben aus abrechnungstechnischen oder organisatorischen Gründen im Einzelfall mehrere Betriebsnummern beim Nachweis und der Zahlung der Beiträge verwenden, können auch diese Betriebsnummern künftig als Identifizierungsmerkmal des Arbeitgebers bei der Beantragung genutzt werden.
Hinweis: Hierbei ist jedoch zu berücksichtigen, dass die Prüfung weiterhin auf Ebene des gesamten Unternehmens erfolgt. Es reicht also nicht aus, wenn die Voraussetzungen lediglich für den Beschäftigungsbetrieb vorliegen, vielmehr muss der Arbeitgeber insgesamt seinen Verpflichtungen vollständig nachgekommen sein.
Sofern zum Zeitpunkt der Beantragung die Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten nicht rechtzeitig und vollständig erfüllt sind, wird in der Rückmeldung gegenwärtig der Grund „1“ verwendet. Darüber hinaus hat die Einzugsstelle die Ausstellung der Unbedenklichkeitsbescheinigung abzulehnen, wenn zum Antragszeitpunkt kein laufendes Arbeitgeberkonto besteht; dazu verwendet sie gegenwärtig den Grund „2“.
Vom 1. Juli 2026 an wird hinsichtlich der Ablehnungsgründe stärker differenziert:
1 = Beitragszahlungspflichten nicht vollständig erfüllt (Beitragsrückstand)
2 = Kein laufendes Arbeitgeberkonto
3 = Beitragsnachweispflichten nicht vollständig erfüllt
4 = Fehlende Vollmacht
Unter www.gkv-datenaustausch.de können die „Grundsätze zur elektronischen Beantragung und Ausstellung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen“ nebst Anlagen eingesehen werden.