Was gibt‘s Neues beim ELStAM-Verfahren?

Die Finanzverwaltung hat das sog. ELStAM-Schreiben überarbeitet und mit Wirkung ab dem 1. Januar 2025 neu veröffentlicht (BMF-Schreiben vom 13.12.2024, IV C 5-S 2363/19/10007:004). Darin wird das Verfahren auf 30 Seiten ausführlich beschrieben, Änderungen bzw. Ergänzungen zur Vorgängerversion betreffen insbesondere den noch stärkeren Fokus auf Digitalisierung und Automatisierung. So soll ab 2026 der bisher papiergebundene Nachweis über private Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge durch den elektronischen Datenaustausch ersetzt werden. Außerdem wurden in das BMF-Schreiben Hinweise zur Haftung des Arbeitgebers bei fehlenden bzw. fehlerhaften ELStAM aufgenommen.

 BMF-Schreiben

Hintergrund: Bildung und Änderung von ELStAM

In der Regel erfolgt die erstmalige Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale automatisiert durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) aufgrund der Anmeldung durch den Arbeitgeber bei Beschäftigungsaufnahme aufgrund der gespeicherten Informationen in der ELStAM-Datenbank. Dabei werden je Arbeitnehmenden zunächst die Steuerklasse und die Kinderfreibeträge für Kinder gebildet, die in den Steuerklassen I bis IV zu berücksichtigen sind. Bildet das Finanzamt auf Antrag des Arbeitnehmernden ELStAM (beispielsweise Freibeträge oder Steuerklassen nach antragsgebundenem Steuerklassenwechsel), teilt es diese dem BZSt mit, damit sie dem Arbeitgeber bereitgestellt werden können. Ändert sich beispielsweise der Familienstand, ändert die Finanzverwaltung die Steuerklassen – und die Arbeitgeber erfahren auch davon durch den regelmäßigen Abruf der ELStAM-Daten.

Übrigens: Auch die Arbeitnehmenden können nach einmaliger kostenloser Registrierung jederzeit die für sie beim BZSt hinterlegten Informationen auf www.elster.de unter "Mein ELSTER" einsehen.

Private Kranken- und Pflegeversicherung

Als Lohnsteuerabzugsmerkmale kommen u. a. die Beiträge für eine private Krankenversicherung und private Pflege-Pflichtversicherung in Betracht. Bis dato kann die Beitragshöhe beim Lohnsteuerabzug nur berücksichtigt werden, wenn der bzw. die Arbeitnehmende dem Arbeitgeber eine entsprechende Bescheinigung des Versicherungsunternehmens vorlegt. Ab 2026 soll ein Datenaustausch zwischen den Versicherungsunternehmen, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern dieses papiergebundene Verfahren ablösen (siehe § 52 Abs. 36 Satz 3 EStG).

Arbeitgeberhaftung nicht ausgeschlossen

Das BMF-Schreiben enthält neue Hinweise auf eine mögliche Haftung des Arbeitgebers bei fehlerhaften oder fehlenden ELStAM; dabei werden folgende Fälle unterschieden:

• Arbeitnehmende sind nicht zur ELStAM-Datenbank angemeldet (Rn. 130)
• fehlende bzw. fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale (Rn. 131/132)
• unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmende ohne Identifikationsnummer (Rn. 133)

Grundsätzlich ergibt sich ein Haftungsrisiko in Höhe des Differenzbetrages zwischen der vom Arbeitgeber einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer zuzüglich ggf. der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags gemäß Steuerklasse VI.