Sozialversicherungslexikon – Ihr Online-Nachschlagewerk

Nachweisgesetz

Alle Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf zu wissen, für wen, wo und unter welchen Bedingungen sie arbeiten. Deshalb verpflichtet das Nachweisgesetz den Arbeitgeber, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen, falls kein schriftlicher Arbeitsvertrag geschlossen wurde bzw. diese Bedingungen dort nicht alle enthalten sind. Seit dem 1.8.2022 gelten diesbezüglich verschärfte Voraussetzungen. Hintergrund ist die Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen.

Gemäß § 2 NachweisG hatte der Arbeitgeber schon zuvor spätestens einen Monat nach Beginn der Beschäftigung mindestens Folgendes schriftlich festzuhalten:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer,

• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,

• vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung,

• Arbeitsort bzw. Hinweis, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten eingesetzt werden kann,

• Bezeichnung oder allgemeine Beschreibung der Tätigkeiten,

• Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich aller Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen, usw.,

• Fälligkeit des Arbeitsentgelts,

• vereinbarte Arbeitszeit,

• Dauer des Jahresurlaubs,

• Kündigungsfristen,

• Hinweis auf eventuell anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.

Zusätzlich war und ist weiterhin bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung der Hinweis aufzunehmen, dass der Arbeitnehmer auf die Rentenversicherungspflicht verzichten kann und ob er dies getan hat.

Zur Erleichterung der Nachweispflicht ist es dem Arbeitgeber gestattet, zu einzelnen Punkten auf anwendbare gesetzliche oder kollektivrechtliche Vorschriften zu verweisen. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten diese aber auch schriftlich festgehalten und ggf. ausgehängt werden.

Der Hinweispflichtenkatalog wird seit 1.8.2022 ergänzt durch die folgenden zusätzlichen Pflichten:

• Aufstellung (detailliert): Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (einschließlich Überstundenvergütung, Zuschläge, Prämien, Sonderzahlungen usw.),
•  Arbeit auf Abruf: Benennung des Zeitrahmens und Frist für Mitteilung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber,
• unmissverständliche Information über ein ggf. durchzuführendes Kündigungsverfahren (mind. Schriftformerfordernis, Kündigungsfristen, Möglichkeit der Kündigungsschutzklage),
• Ruhepausen (Lage und Dauer),
• ggfls. die Wahlmöglichkeit des Arbeitsortes,
• mögliche Fortbildungsmaßnahmen,
• eine mögliche bAV,
• zusätzliche Hinweispflichten ergeben sich bei Entsendung.

Wer einen Praktikanten einstellt, hat unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Praktikanten auszuhändigen. Die Voraussetzungen ergeben sich aus dem Berufsbildungsgesetz und sind analog auf Praktikanten anzuwenden. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:

• der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,

• die mit dem Praktikum verfolgten Lern- und Ausbildungsziele,

• Beginn und Dauer des Praktikums,

• Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit,

• Zahlung und Höhe der Vergütung,

• Dauer des Urlaubs,

• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Praktikumsverhältnis anzuwenden sind.

Im Zusammenhang mit der Reformierung des Nachweisgesetzes wurden auch die einschlägigen Regelungen im Berufsbildungsgesetz angepasst und das Schriftformerfordernis entsprechend erweitert. Es sind demnach auch sämtliche neuen Ausbildungsverträge betroffen.

Die Verletzung der Nachweispflicht begründet Schadenersatzansprüche des Arbeitnehmers, beispielsweise wenn der Arbeitgeber nicht auf einen im Betrieb anwendbaren Tarifvertrag hinweist, in dem eine Ausschlussfrist enthalten ist. Eine Bußgeldregelung gab es allerdings bisher nur in Zusammenhang mit Ausbildungsbetrieben (vgl. § 101 Berufsbildungsgesetz - BBiG). Deshalb wurden in der Vergangenheit Verstöße gegen die Schriftformerfordernisse des Nachweisgesetzes überwiegend nicht beachtet. Das ist seit August 2022 anders!

In § 4 NachwG wird ein Bußgeld in Höhe von bis zu 2.000 Euro bei Verstößen festgelegt. Im BBiG wurde die bestehende Regelung entsprechend ergänzt.

Die nach dem Nachweisgesetz einzuhaltenen Schriftformerfordernisse bleiben im Grundsatz auch unter Berücksichtigung des 4. Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) bestehen. Allerdings wird § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG dahingehend geändert, dass die Niederschrift ab Inkrafttreten dieser Regelung ( 1. Januar 2025) auch in Textform (§ 126b BGB) erfolgen kann.  Textform bedeutet zum Beispiel auch per E-Mail.